Eine Mitarbeiterliste ist mehr als eine einfache Möglichkeit, die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter aufzulisten. Basierend auf den Betriebsstunden und den Arbeitsaufgaben ist die Art des Dienstplans, den Sie verwenden, zu einem produktiven Geschäftstool geworden. Die einstige Nutzung wurde jetzt erweitert, um sicherzustellen, dass in jeder Schicht genügend Mitarbeiter verfügbar sind und am Arbeitsplatz sind. Dies trägt dazu bei, dass der Betrieb reibungslos verläuft, sodass Sie die Kundenanforderungen und Geschäftsziele erfüllen können. Die Arbeit mit einem effizienten Personalplansystem kann eine leistungsstarke Lösung sein, um intelligente Mitarbeiter anzuziehen.

Arten von Dienstplänen

Einen Dienstplan erstellen erfordert Geschick und Fingerspitzengefühl. Folgend ein paar Beispiele.

Standard Dienstpläne:

Dieser Typ wird von einigen Managern verwendet, um zu vermeiden, dass mehr Mitarbeiter als erforderlich in derselben Schicht mit denselben Aufgaben eingeplant werden. Beispielsweise kann ein Dienstplan für einen Hotelmanager funktionieren, der Mitarbeiter normalerweise anhand der Anzahl der belegten Zimmer einordnet.

Flexible Dienstpläne:

Für einige Branchen und Positionen hängt die Option, einen flexiblen Zeitplan zu erstellen, direkt mit den Anforderungen des Unternehmens zusammen. In der Praxis würde dies Arbeitszeiten von 8:30 bis 17:00 Uhr, Montag bis Donnerstag und am Freitag von 8:00 bis 12:00 Uhr ermöglichen.

Versetzte Dienstpläne:

Unternehmen, bei denen im Laufe des Tages Kundenschwankungen auftreten, bevorzugen häufig einen gestaffelten Dienstplan. Ein Beispiel hierfür ist, wenn Restaurantmanager mehr Mitarbeiter zum Mittag- und Abendessen als zum Mittagessen einplanen.

Manager werden Startzeiten und Schichtlängen verschieben, sodass mehr Personal zur Verfügung steht, um die Wartezeit der Kunden auf die Bedienung zu verkürzen.

Tipps, die Sie beim Dienstplan erstellen berücksichtigen sollten

Planen Sie den Dienstplan, bevor Sie einzelne Namen hinzufügen

Dies ist zwar das Gegenteil der traditionellen Dienstplanmethode, stellt jedoch das Geschäft an die erste Stelle. Manager und Vorgesetzte sollten mit der Zuweisung von Schichten und Verantwortlichkeiten auf der Grundlage von Stundensätzen beginnen. Der nächste Schritt besteht darin, Namen hinzuzufügen, die in der Lage sind, den Dienstplan um einzelne Anforderungen herum aufzubauen.

Teilen Sie die Zeitplanoptionen / Zeiterfassung mit dem gesamten Personal

Um eine Wahrnehmung von Bevorzugung zu vermeiden, sollten Manager Zeitplanoptionen mit allen Mitarbeitern teilen. Wenn es Flexibilität gibt, fühlen sich manche Menschen zu bestimmten Zeiten und an bestimmten Tagen einfach produktiver. Letztendlich hängt der endgültige Zeitplan von den Geschäftsanforderungen ab, aber dies ermöglicht es den Mitarbeitern, eine aktive Rolle bei der Entscheidung zu spielen, wann sie sich zur Arbeit melden müssen.

Besetzen Sie vielbeschäftigte Schichten mit den erfahrensten und qualifiziertesten Mitarbeitern

Wenn Sie wissen, wann ein Tag oder eine Schicht unterbesetzt ist, können Manager vielbeschäftigte Schichten besetzen. Dies wird dazu beitragen, eine Lücke in der Abdeckung zu vermeiden. In der Regel wissen die Mitarbeiter, an welchen Tagen am meisten los ist, melden sich jedoch möglicherweise nicht immer freiwillig zur Verfügung. Manager garantieren, dass die Deckung durch das Ausfüllen von Zeitfenstern mit den qualifiziertesten Arbeitskräften erreicht wird.

Verfügbarkeits- und Freistellungsanfragen automatisch online bearbeiten

Selbst die erfahrensten Mitarbeiter möchten ein paar Tage frei haben. Manager sollten diese Tage gewähren, insbesondere wenn sie sich darauf verlassen, dass diese Mitarbeiter Lücken im Zeitplan schließen. Die Möglichkeit, Urlaubssanfragen online zu bearbeiten, ist für alle von Vorteil. Obwohl die Bedürfnisse des Unternehmens wichtig sind, kann das Ablehnen oder Vergessen von Anfragen die tägliche Anwesenheit negativ beeinflussen. Einige Mitarbeiter können sich krank melden oder eines Tages ihre Kündigung einreichen.

Beginnen Sie die Dienstplanwoche an einem anstrengenden Tag

Die meisten Personalleiter erstellen den Dienstplan basierend auf der Standardarbeitswoche von Montag bis Sonntag. Wenn jedoch die geschäftigsten Tage für ein serviceorientiertes Unternehmen am Donnerstag beginnen, sollten an diesem Tag die geplanten Stunden beginnen. Andernfalls könnten Manager an den langsamen Tagen anfangen, die Arbeitszeit zu verkürzen. In diesem Fall arbeiten möglicherweise nicht genügend Mitarbeiter.

Stellen Sie sicher, dass jeder zwei Tage frei hat

Burnout und Leistungsverlust sind unvermeidlich, wenn Mitarbeiter mehr als fünf aufeinanderfolgende Tage arbeiten. Ungeachtet der Zeit sind Doppelschichten oder zusätzliche Tage erforderlich, um Termine einzuhalten oder Kunden zu bedienen. Manager sollten konstante lange Stundenschichten vermeiden.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern genügend Zeit, um Verpflichtungen außerhalb der Arbeit zu planen

Ein effektiver Dienstplan sollte so weit wie möglich im Voraus geplant werden. Dies gibt den Mitarbeitern Zeit, um verschiedene Zeitpläne zu planen oder zu prüfen, ob sie Zeitpläne mit anderen Mitarbeitern austauschen können. Durch die Automatisierung von Schichttausch und Auszeiten wird der Prozess optimiert.

Kaufen Sie die richtige Cloud-basierte Software zur Zeiterfassung

Der Kauf eines Tools zur Automatisierung des Dienstplans ist das Wichtigste, was Sie tun können. Sie erzielen die besten Ergebnisse und sparen die meiste Zeit, wenn das Tool in ein Management-System integriert ist, das eine Self-Service-App für Mitarbeiter mit Schichtwechsel, Online-Urlaubsmanagement, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung umfasst. Auf diese Weise haben Sie alle benötigten Daten in einem System immer zur Hand.

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